Personvernerklæring

Hva brukes personopplysningene til
Avhengig av hvordan du velger og bruke våre produkter og tjenester, bruker vi Personopplysninger til forskjellige formål. Dette kan være informasjon om produkter og tjenester. Personopplysninger brukes til:
 

• Relevant informasjon om produkter og tjenester via nyhetsbrev
• Tilby relevante tjenester og produkter
• Service og garantier
• Behandle kundedata og samhandling i CRM
• E-post og telefon
• Økonomisystem

Nyhetsbrev
Nyhetsbrev eller andre spesifikke utsendinger fra Leonberg er kombinert innhold av brukerinformasjon og generell markedsføring og informasjon om våre tilbud og tjenester. Når du registrerer din e-postadresse, samtykker du til at vi sender deg nyhetsbrev og at vi bruker e-postadressen din til å gjøre dette. Vi vil ikke bruke e-postadressen din til noe annet enn å sende deg nyhetsbrev og eventuelt brukerundersøkelser. Du kan når som helst melde deg av nyhetsbrevet.

Arkiv og saksbehandling
For Arkiv og Saksbehandling bruker Leonberg Tripletex, Google G-Suite og Destinet CMS. Det registreres ulike typer personopplysninger i arkiv- og saksbehandlingssystemet. Dette er opplysninger som Selskapsnavn, Personnavn, Adresse, Telefonnummer, E-postadresse (grunndata) og annen relevant informasjon som fremgår av henvendelsen/behandling.

E-post og telefon
E-post og Telefon benyttes som en del av det daglige arbeidet for å levere Leonberg sine produkter og tjenester. Daglig leder har ansvaret for behandlingen av personopplysninger i denne sammenheng. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av driften journalføres (Saksbehandling og Arkiv).

Leonberg medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postkassen. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer. Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post. Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.  

Behandlingsgrunnlag
Vi tar kun kontakt basert på legitim interesse og informasjon som du frivillig gir oss. Vi mottar informasjon og henter informasjon basert på legitim interesse som er gitt. Vårt behandlingsgrunnlag er ditt samtykke, grunnlaget for å oppfylle vår kontrakt, nødvendig for å oppfylle vår rettslig plikt jfr., bokføringsloven og lov om arkiv.


Hvilke personopplysninger samler vi inn om deg?
Avhengig av hvilken informasjon du gir oss, hvordan du bruker våre produkter og tjenester, og hvilke tillatelser du gir oss, og hvilke opplysninger vi har hentet, har vi disse opplysningene om deg:
 

• Selskapsnavn, personnavn, stilling, arbeidssted, mobil, epost
• Opplysninger om kundeforholdet (tjeneste- og ordreopplysninger, betalingsopplysninger og markedsføringstillatelser)
• Opplysninger generert i forbindelse med bruk av tjenestene, f. eks. aktiviteter på våre nettsider (herunder dato og tid og nettleser du bruker, IP-adresser, skjermstørrelse etc)
• Andre opplysninger om tjenestebruken, så som data samlet inn ved hjelp av informasjonskapsler og liknende teknologier ved besøk på våre nettsider
• Opplysninger for identifikasjon og registrering av en kunde eller bruker, og informasjon om brukers identitet og passord for å bruke MIN SIDE, vår CMS-løsning og vår skjermløsning d:Signage
• Andre opplysninger som er samlet inn på grunnlag av ditt samtykke. Du vil motta informasjon om opplysninger vi samler inn og hva de brukes til når vi ber om ditt samtykke

Hvor henter vi opplysninger fra
Leonberg leverer mange ulike tjenester. Informasjonen vi samler inn om deg avhenger av hvilke tjenester du bruker, abonnerer på eller kjøper, samt hvilke opplysninger du gir oss ved kjøp eller i andre sammenhenger.

Vi samler inn personopplysninger som:

• du oppgir til oss for eksempel når du kjøper eller registrerer deg for våre tjenester, abonnerer på våre nyhetsbrev eller kontakter oss med spørsmål.  
• registreres automatisk når du sende en e-post, besøker våre nettsider gjennom informasjonskapsler, og når du benytter skjemaer på våre nettsider.

Vi kan hente fra offentlig tilgjengelige registre (f. eks. Folkeregisteret).
Det er frivillig å oppgi personopplysninger til oss, men dersom du velger å la være er det mulig at vi ikke kan yte deg våre tjenester fordi vi eksempelvis ikke kan fakturere deg for tjenestene.

Hvem deler vi personopplysninger med?
Vi deler personopplysninger med følgende selskaper som leverer tekniske og administrative tjenester til Leonberg:
 

• Tripletex
• BDO Østfold
• Aktiva Revisjon
• Destino AS 
• Google 

Egen databehandleravtale foreligger mellom Leonberg og Selskaper som leverer tekniske og administrative tjenester. Avtalen regulerer hvilken informasjon leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles.

Hvor lenge lagrer vi personopplysninger?
Vi lagrer personopplysninger kun så lenge det er nødvendig for å oppnå formålet de ble innhentet for, eller dersom vi er pålagt å lagre opplysningene. Opplysningene vil slettes eller anonymiseres når de ikke lengre er nødvendige for å oppnå formålet. Under er en oversikt over hvor lenge vi lagrer dine opplysninger:
 

• Skjema lagrer din informasjon på våre nettsider opptil 60 dager. Skjemaopplysninger deles med Arkiv og saksbehandling for å oppnå formålet.
• Arkiv- og saksbehandlingssystemet lagrer relevante opplysninger for å oppfylle avtale, reklamasjon- og garanti periode i 10 år.
• E-post og Telefon gjennomgås årlig hvor nødvendige opplysninger lagres eller overføres til Saksbehandling- og Arkiv.
• Google Analytics lagrer informasjonen om IP-adresse i 26 mnd

Dine rettigheter
Alle som spør har rett til grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens § 18, 1. ledd. Leonberg har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler. De som er registrert i et av Leonberg sine systemer, har rett på innsyn i egne opplysninger. Du kan ha rett til å be oss å:
 

• Gi deg ytterligere informasjon om hvordan vi behandler dine personopplysninger
• Gi deg en kopi av personopplysninger om deg
• Oppdatere dine personopplysninger
• Slette opplysninger som vi ikke lengre har grunnlag til å oppbevare
• Begrense eller stoppe behandlingen av dine opplysninger
• Trekke tilbake eventuelle samtykker du har gitt oss

Hvis du mener at vi behandler personopplysninger i strid med personopplysningsloven, har du rett til å klage til Datatilsynet. Før du eventuelt gjør dette, vil vi gjerne at du kontakter oss slik at vi kan besvare dine spørsmål eller oppklare eventuelle misforståelser.


Internkontroll - Avvik, analyse av avvik og tiltak
Dersom behandlingen av personopplysninger skyldes brudd på datasikkerheten, meldes dette til Datatilsynet innen gitt frist. Hvis det ikke er mulig å avdekke omfanget innen gitt frist, sendes avviksmelding trinnvis til Datatilsynet.
Leonberg har eget kartleggingsskjema som oppsummerer brudd eller avvik som beskriver system, kategori og hva slag opplysninger som er berørt.
Utfyller av skjemaet skal gi beskjed til daglig leder om brudd eller avvik. Ansvarlig mottaker skal vurdere om det skal iverksettes umiddelbare tiltak. Deretter skal vedkommende beskrive hvilke konsekvenser av bruddet eller avviket, synliggjøre tiltakene og begrense konsekvensene.


Endringer i personvernerklæringen
Vi kan ha behov for å oppdatere Personvernerklæringen  etter hvert som vår drift og våre tjenester utvikler seg, og vi oppfordrer deg derfor til jevnlig å sjekke siste versjon av denne Personvernerklæringen  på vårt nettsted.


Kontaktinformasjon
Hvis du ønsker å komme i kontakt, kan du benytte telefon 69 13 99 99  og E-post: post@leonberg.no